Investor oder Großkunde verlangt Nachweise
Die Finanzierungsrunde läuft, und im Datenraum steht eine Frage zum Arbeitsschutz. Oder ein Großkunde schickt vor der Vergabe einen Lieferantenfragebogen: Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungsnachweise, Bestellung der Fachkraft, Unfallzahlen.
Die Frist ist kurz, und an der Antwort hängen Geld oder ein Auftrag. Die Unterlagen gibt es zum Teil, verteilt auf drei Ordner und zwei Postfächer.
So bereiten wir die Nachweise auf
Wir gehen den Fragebogen mit dir durch, prüfen, was schon da ist, und sagen dir, was fehlt und wie schnell es sich umsetzen lässt. Was vorhanden ist, bringen wir in eine Form, die ein Prüfer schnell versteht. Was fehlt, setzen wir jetzt um und dokumentieren es mit dem heutigen Datum. Die Antworten im Fragebogen formulieren wir mit dir.
Danach pflegen wir die Unterlagen weiter, damit die nächste Anfrage kein Projekt mehr ist. Wie das im Alltag läuft, steht unter Klare Verantwortung und Digital statt Ordner.
Sebastian Wagner hat einen großen Teil seiner Zeit im Arbeitsschutz in Unternehmen verbracht, die den Unterschied zwischen fünfzig und fünfhundert Beschäftigten erlebt haben.
Das Kleingedruckte
Vieles, was in Datenräumen und Audits gefragt wird, muss ein Betrieb mit Beschäftigten je nach Tätigkeit ohnehin haben:
- Unterlagen mit dem Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, den festgelegten Maßnahmen und dem Ergebnis ihrer Überprüfung (§ 6 Abs. 1 ArbSchG)
- Nachweise über die Unterweisungen (§ 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1)
- die schriftliche Bestellung von Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt, im Unternehmermodell die Teilnahmenachweise (§ 2 DGUV Vorschrift 2)
- die Vorsorgekartei, wenn arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat (§ 3 Abs. 4 ArbMedVV)
- Aufzeichnungen über die Prüfung der Arbeitsmittel, die geprüft werden müssen (§ 14 Abs. 7 BetrSichV)
Ein Managementsystem wie ISO 45001 oder ein Verhaltenskodex für Lieferanten sind gesetzlich nicht vorgeschrieben, werden aber oft gefragt. Unfälle mit mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit muss der Arbeitgeber erfassen (§ 6 Abs. 2 ArbSchG), und jede Erste-Hilfe-Leistung wird dokumentiert (§ 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1). Daraus lassen sich die Unfallzahlen ablesen, die ein Fragebogen meist wissen will.
Fragen, die immer kommen
Wie schnell könnt ihr helfen?
Sag uns die Frist. Im Erstgespräch klären wir, was bis dahin machbar ist und womit wir anfangen.
Müssen wir nach ISO 45001 zertifiziert sein?
Gesetzlich nicht. Manche Großkunden wollen es trotzdem. Wir sagen dir, ob sich ein Managementsystem für euch lohnt oder ob die gesetzlichen Nachweise reichen.
Was, wenn wir bisher gar nichts haben?
Dann fangen wir mit dem an, was der Fragebogen zuerst wissen will, und bauen den Rest Schritt für Schritt auf. Ein Fragebogen ist auch dann ehrlich beantwortet, wenn darin steht, bis wann etwas folgt.
Beantwortet ihr den Fragebogen für uns?
Wir formulieren die Antworten mit dir. Unterschreiben musst du, denn die Angaben macht dein Betrieb.
Bring den Fragebogen mit
Schick uns den Fragebogen vorab, dann gehen wir ihn im Gespräch Punkt für Punkt durch.
Sebastian Wagner, Gründer des Ingenieurbüros Wagner
Sicherheitsingenieur und Fachkraft für Arbeitssicherheit, Lehrbeauftragter an der Berliner Hochschule für Technik und der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin, Fachautor in der Zeitschrift SICHERHEITSINGENIEUR.
Hinter ehs-office steht ein Team aus Sicherheitsingenieuren und Backoffice.