Arbeitsschutz digital: Unterweisung und Nachweise
Die Unterweisungsnachweise stehen im Ordner, die Prüftermine in einer Excel-Tabelle, die Vorsorge in den Mails der Personalabteilung. Jede Liste pflegt jemand anderes. Welche gerade stimmt, weiß keiner.
Am zähesten ist es für die Leute, die nie am Schreibtisch sitzen. Wer auf der Baustelle oder beim Kunden arbeitet, erfährt vom Termin zu spät und unterschreibt irgendwann auf dem Rückweg im Büro.
Was bei uns aufs Handy geht
Wir bringen die Abläufe aufs Handy, weil das die Leute ohnehin dabeihaben. Was bei euch schon digital läuft, nutzen wir mit.
- Unterweisung per Link: Jeder bekommt einen persönlichen Link, ohne Passwort. Am Ende stehen ein paar Wissensfragen, und der Nachweis entsteht nebenbei.
- Vorsorge per Klick: Beschäftigte lesen ihr Angebot zur arbeitsmedizinischen Vorsorge und antworten mit Ja oder Nein. Versand und Antwort sind belegt.
- Unfallmeldung per QR-Code: Der Code hängt am Verbandkasten. Für die Meldung eines Unfalls oder Beinaheunfalls reicht das Handy.
- Abfragen ohne Papier: Gefahrstoffe, Tätigkeiten oder Rückmeldungen holen wir über einfache Onlinebögen ein, statt Listen per Mail hin und her zu schicken.
Dazu kommen zwei Werkzeuge, die jeder auf unserer Website nutzen kann: der Selbsttest und der Einsatzzeit-Rechner.
Wir sammeln nur, was für den Nachweis nötig ist. Bei der Unterweisung läuft der Zugang über persönliche Links, und die Nachweise liegen bei euch.
Das Kleingedruckte
Die Unfallverhütungsvorschrift verlangt, dass die Unterweisung dokumentiert wird, eine Form schreibt sie nicht vor (§ 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1). Ein digitaler Nachweis ist deshalb möglich. Er sollte zeigen, wer wann zu welchem Thema unterwiesen wurde. Auch die Vorsorgekartei darf ausdrücklich automatisiert geführt werden (§ 3 Abs. 4 ArbMedVV).
Grenzen gibt es trotzdem. Bei Gefahrstoffen verlangt die Gefahrstoffverordnung, sobald mehr als eine geringe Gefährdung besteht, eine mündliche Unterweisung anhand der Betriebsanweisung, und die Unterwiesenen bestätigen sie mit ihrer Unterschrift (§ 14 Abs. 2 GefStoffV). Für biologische Arbeitsstoffe gilt das ebenso (§ 14 BioStoffV). Handgriffe an Maschinen lernt man vor Ort. Und auch eine Online-Unterweisung findet während der Arbeitszeit statt (§ 12 Abs. 1 ArbSchG).
Fragen, die immer kommen
Brauchen unsere Leute dafür eine App?
Nein. Ein Handy mit Browser reicht, der Zugang läuft über Link oder QR-Code.
Reicht eine Online-Unterweisung rechtlich?
Für viele Themen ja, wenn sie auf euren Betrieb zugeschnitten ist, das Verständnis abfragt, Rückfragen an eine Ansprechperson erlaubt und dokumentiert wird. Bei Gefahrstoffen braucht es zusätzlich die mündliche Unterweisung und eine Unterschrift.
Müssen wir unsere Listen wegwerfen?
Nein. Wir schauen, was bei euch schon läuft, und bauen darauf auf.
Geht das auch in anderen Sprachen?
Ja. Die Online-Unterweisung gibt es in mehreren Fassungen, mehr dazu unter In der Sprache eurer Leute.
Zeig uns eure Ordner
Bring mit, was ihr heute wo führt: Listen, Ordner, Tabellen. Im Erstgespräch schauen wir, was sich digital lösen lässt.
Sebastian Wagner, Gründer des Ingenieurbüros Wagner
Sicherheitsingenieur und Fachkraft für Arbeitssicherheit, Lernbegleiter in der Ausbildung zur Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa 3.0, DGUV), Lehrbeauftragter an zwei Berliner Hochschulen.
Hinter ehs-office steht ein Team aus Sicherheitsingenieuren und Backoffice.